内容証明郵便とは?

Q.質問
内容証明郵便とはどんな時に使うものですか?

行政書士・社会保険労務士 岩本浩昭

A.特定社会保険労務士・行政書士岩本の回答

例えば、利用者が1割負担をなかなか支払ってくれない時などに特別な形式で請求するための郵便です。

内容証明郵便

内容証明郵便とは、未払金の請求など、相手方に何かしらの行動を促すときに使用する「特殊な郵便物」です。

そのため、郵便ボストに投函することができず、大きな郵便局の窓口で提出しなければなりません。

*パソコン環境を整えて「電子申請」をすることも可能。

お金の請求だけではなく、契約を解除するために期限付きで意思表示をしなければならない時や、借金の時効が成立したことを主張したい場合などでも内容証明郵便を利用して送付することが多いです。

内容証明郵便は、郵便物を相手方が受け取り、かつ、その内容が相手に伝わったことを証拠として残すときに使用されます。

実は、自身の要求(お金を払ってほしい等)、意思表示(解約したい等)を証拠として残すためには、電話やメール、普通の手紙等では完全な証拠となりません

電話の場合は、「言った、言わない」の水掛け論になることも多いですし、メールや普通郵便では相手方が受け取ったか、また、相手方がメール等の内容を読んだかを証明することができません。

そのため、特に金銭が絡む要求、主張、意思表示をするときは、内容証明郵便で送付し、きちんと証拠を残すことがベストの選択です。

では、内容証明郵便はどのように作成し、提出すればいいのでしょうか?

内容証明郵便を提出する方法は?

郵便局

内容証明郵便は、まず同じ内容の書面を合計3部作成します。

文房具屋さんで専用の用紙を売っていますので、それを使って作成してもいいですし、ワード等で作成しても構いません。

ただし、ワード等で作成する場合は、行ごとの「文字数」、1枚当たりの「行数」の制限がありますのでご注意ください。

同じ内容の書面を合計3部作成したら、できるだけ大きな郵便局の窓口へ行きましょう。

大きな郵便局とは、夜間でも不在時の郵便物を受け取りに行くことができるくらいの郵便局というイメージでしょうか。

小さな郵便局では内容証明郵便を出すことができませんのでご注意ください。

あわせて相手方に送付する「封筒」も必要です。

そして、窓口で、「この書類を内容証明郵便で出したい」と言って出してください。

そうすると、行数、文字数等の問題がないかをチェックして、問題がなければ受け付けてくれます。

1部は「相手」に送付し、もう1部は「郵便局」で保管されます。

最後の1部はご自身の「控え」として保管します。

内容証明郵便を郵便局で保管することで、いつ、誰に、どういう内容の書面を送ったかを記録として残すことができ、それが客観的な証拠になるわけです。

このように、内容証明郵便という特殊な郵便を使用することで、より真剣にというか、きちんとした形で請求しているということが伝わり、行動を促すきっかけとなる可能性が高まります。

きちんとした根拠をもとに主張をしていることや、その要求に対し行動を起こさない場合や主張を認めない場合は、法的手段を取るということなども付け加えることで、相手にプレッシャーを与えることも出来るでしょう。

裁判で争うということの前に、まずは証拠作りとして、またはきちんとした書面で相手方に請求して行動を促すために内容証明郵便は利用されています。

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