個人情報はどのように取り扱っていますか?

Q.ご相談
個人情報はどのように取り扱っていますか?

行政書士・社会保険労務士 岩本浩昭

A.特定社会保険労務士・行政書士岩本の回答

手続き中は弊所内の棚に置いていますが、手続き完了後は鍵付書庫にて保管していますのでご安心ください。

鍵付書庫

事業所の指定申請書類等にはたくさん個人情報が記載されますので、情報の取り扱いを心配される方もいるかと思います。

弊所では、手続き中はすぐに書類が取り出せるよう、所内の棚等(オープンスペース)にて保管していますが、手続き完了後は鍵付きの書棚にて保管しています。

ただし、雇用保険や社会保険の手続きをする際にお預かりするマイナンバーカードのコピーについては、手続き中であっても弊所代表岩本の机の引き出し(鍵付)にて保管し、必要な場合にのみ取り出して使用しています。

また、マイナンバーカードのコピーは、ドロップボックス等クラウドシステム上にも保管せず、紙ベースでのみ保管していますのでご安心頂けると思います。

介護・福祉事業所様など、法人のお客様については、手続き完了後、ファイルに綴じ、紙ベースで鍵付書庫に保管しております。

*後々問い合わせがあった時、当時の書類を確認するときに紙ベースの方が便利だからです。

書庫の保管容量の関係上、指定申請後、10年程度手続きが発生しなかった場合はデータ化して外付けハードディスクに保管していますが、それ以外は基本的に紙ベースで保管しております。

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